Tietosuojakäytäntö

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

OSA 1 - JOHDANTO

Meille BE Groupissa on tärkeää varmistaa palvelujemme käyttäjien yksityisyys, ja siksi haluamme varmistaa, että henkilötietosi on suojattu parhaalla mahdollisella tavalla. Tällä tietosuojakäytännöllä kerromme, mitä henkilötietoja keräämme sinusta ja mihin niitä voidaan käyttää. Näin voimme osoittaa, kuinka varmistamme henkilötietojesi käsittelyn sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

BE Group tai BE Group -konserniin kuuluva yritys, jonka kanssa olet tehnyt sopimuksen tai jonka kanssa olet yhteydessä ("BE Group", "me", "meidän" tai "meitä"), on henkilötietojesi käsittelyn rekisterinpitäjä.

BE Group AB
Liiketunnus: 556578-4724
Osoite: Krangatan 4b, 211 24, Malmö, Ruotsi
Puhelin: +46 40 38 42 00
Sähköposti: info@begroup.com

Keneen voi olla yhteydessä, jos minulla on kysymyksiä tai haluan käyttää oikeuksiani?

Kysymykset/oikeudet

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostilla osoitteeseen integrity@begroup.com.

Valitukset

Jos sinulla on kommentteja tavastamme käsitellä henkilötietojasi tai et ole tyytyväinen saamiisi vastauksiin, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle osoitteessa tietosuoja.fi

OSA 2 - TIETOA REKISTERÖIDYLLE

Käsittelemme henkilötietoja, jotka tulevat meille esimerkiksi asiakassopimusta tehtäessä tai henkilön ottaessa meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeella tai rekrytointiyhteyslomakkeella. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

Tunnistetiedot – Nimi, tilitiedot, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, yrityksen osoite sekä laskutus- ja toimitusosoite.
Tietoja laitteista - IP-osoite, kieliasetukset, selainasetukset, aikavyöhyke, käyttöjärjestelmä, alusta, näytön resoluutio ja vastaavat tiedot laitteesi asetuksista.
Rekrytointiin liittyvät tiedot – CV, henkilökohtainen kirje, suosittelijoiden sinusta antamat tiedot.

Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Jos olet jonkun asiakkaamme yhteyshenkilö ja työntekijä, henkilötietojasi käsitellään siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhteyden ottamiseksi asiakkaaseen, asiakassuhteen hoitamiseksi ja pystyäksemme täyttämään velvoitteemme asiakkaalle. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, sillä meidän pitää pystyä noudattamaan sopimusta tai täyttämään asiakassuhteen odotukset. Asiakassuhde syntyy esimerkiksi silloin, kun asiakas tekee tilauksen meiltä. Käsittelemme myös henkilötietojasi, jos se on tarpeen palvelujemme markkinoimiseksi asiakkaalle oikeutetun etumme perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämällä tavalla, mahdollisille yhteistyökumppaneille, jotka tuottavat yritykselle tukipalveluja mukaan lukien markkinointi-, talous- ja IT-palvelut. Tietoja voidaan luovuttaa sellaisella tavalla ja siinä laajuudessa, että pystymme täyttämään sitoumuksemme asiakkaallemme. Henkilötietojasi voidaan myös jakaa BE Group -konsernin eri yhtiöiden välillä.

Säilytys ja poistaminen

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde jatkuu ja sen jälkeen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja käytännön mukaan vaadittavan tai sallitun ajan. Jos henkilötietosi ovat viitteenä laskutiedoissa, niitä säilytetään kirjanpitolain mukaan seitsemän vuotta. Jos päätät työsuhteesi asiakkaamme kanssa, vaihdamme yhteystietosi seuraajasi tietoihin, kun saamme sinulta tai työnantajaltasi asiasta tiedon.

Toimittajien ja jälleenmyyjien yhteyshenkilöt

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Jos olet jonkin toimittajamme tai jälleenmyyjämme yhteyshenkilö ja työntekijä, henkilötietojasi käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen yhteyden ottamiseksi toimittajaan tai jälleenmyyjään, toimittaja- tai jälleenmyyjäsuhteen hoitamiseksi ja voidaksemme täyttää velvoitteemme toimittajalle tai jälleenmyyjälle. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, sillä meidän pitää pystyä noudattamaan sopimusta tai täyttämään toimittaja- ja jälleenmyyjäsuhteen odotukset. Suhde syntyy, kun esimerkiksi teemme tilauksen toimittajalta.

Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämällä tavalla sekä mahdollisille yhteistyökumppaneille, jotka tuottavat meille IT-tukipalvelujen kaltaisia palveluja. Tietoja voidaan luovuttaa sellaisella tavalla ja siinä laajuudessa, että pystymme täyttämään sitoumuksemme sinulle. Henkilötietojasi voidaan myös jakaa BE Group -konsernin eri yhtiöiden välillä.

Säilytys ja poistaminen

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin toimittaja- tai jälleenmyyjäsuhde jatkuu ja sen jälkeen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja käytännön mukaan vaadittavan tai sallitun ajan. Jos henkilötietosi ovat viitteenä laskutiedoissa, niitä säilytetään kirjanpitolain mukaan seitsemän vuotta. Jos päätät työsuhteesi toimittajamme tai jälleenmyyjämme kanssa, vaihdamme yhteystietosi seuraajasi tietoihin, kun saamme sinulta tai työnantajaltasi asiasta tiedon.

Työnhakijat

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Jos haet meiltä työpaikkaa tai lähetät avoimen hakemuksen, me ja rekrytointiprosessiin mukaan ottamamme rekrytointiyritykset käsittelemme henkilötietojasi siinä laajuudessa kuin rekrytointiprosessi sitä vaatii. On tärkeää, että meille antamasi tiedot pitävät paikkansa ja että vältät antamasta itsestäsi arkaluonteisia tietoja, ellei sillä ole merkitystä työsuhteen kannalta.
Käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Käsittelyn piiriin kuuluvat meille lähettämäsi asiakirjat, suosittelijoiden tiedot, muistiinpanot haastatteluista sekä mahdolliset työnäytteet ja testit.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojasi voidaan jakaa käyttämiemme rekrytointiyritysten kanssa.

Säilytys ja poistaminen

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin rekrytointi on käynnissä ja sen jälkeen vielä kaksi vuotta syrjintälain mukaisesti. Näin pystymme esittämään perusteet, joiden perusteella palkkaamispäätös on tehty.
Jos lähetät meille avoimen hakemuksen, sitä säilytetään 2 vuotta.
Jos henkilötietosi ovat laskutiedoissa, niitä säilytetään kirjanpitolain mukaan seitsemän vuotta.

Kävijät verkkosivuillamme ja verkkokaupassamme

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Saatamme käsitellä henkilötietojasi, jos käyt verkkosivuillamme. Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat osittain siitä, mitä asetuksia sinulla on omassa selaimessasi, ja osittain siitä, mitä asetuksia valitsit saapuessasi verkkosivustollemme. Sivustomme käyttää evästeitä, pieniä tekstitiedostoja, jotka keräävät erilaisia tietoja siitä, kuinka sinä vierailijana käytät verkkosivustoamme. Voit lukea evästeiden käytöstämme ja käyttämistämme evästeistä evästekäytännöstämme.

Jos luot tilin BE Groupin verkkokauppaan, henkilötietojasi käsitellään siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tilisi hallinnoimiseksi. Käytämme palvelussa evästeitä tilastollisiin tarkoituksiin ja palvelun parantamiseen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, sillä meidän pitää pystyä noudattamaan sopimusta tai täyttämään verkkokauppatilin perustamisesta syntyvät asiakassuhteen odotukset.

Käsittelemme henkilötietojasi myös, kun otat meihin yhteyttä verkkosivustomme kautta, esimerkiksi jos täytät jonkin verkkosivustollamme olevista lomakkeistamme. Kun otat meihin yhteyttä verkkosivuston kautta, käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, että voimme käsitellä asiasi tai tilauksesi ja viestiä kanssasi.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat yritykselle tukipalveluja, kuten markkinointipalveluja ja muita verkkosivuston ylläpitoon liittyviä teknisiä palveluja. Henkilötietojasi voidaan myös jakaa BE Group -konsernin eri yhtiöiden välillä.

Säilytys ja poistaminen

Kävijät sosiaalisen median kanavissamme

Olemme sosiaalisen median kanavissamme julkaisemiemme henkilötietojen rekisterinpitäjä. Meillä on velvollisuus varmistaa, että sopimattomia tai loukkaavia viestejä ei julkaista kanavillamme. Poistamme tällaiset viestit.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Kanaviemme tarkoituksena on levittää tietoa liiketoiminnastamme ja palveluistamme olemassa oleville asiakkaille ja mahdollisille uusille asiakkaille. Jos olet vuorovaikutuksessa jonkin sosiaalisen median kanavamme kanssa, suostut myös vastaanottamaan julkaisujamme omassa syötteessäsi. Voit lopettaa sivuista tykkäämisen tai piilottaa yksittäiset tai kaikki tekemämme julkaisut milloin tahansa. Saatamme käyttää tietoja ottaaksemme yhteyttä edustamaasi yritykseen tai organisaatioon ja viestiäksemme tuotteistamme/palveluistamme. Oikeusperusta on oikeutettu etumme.

Jos haluat saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, saat sitä asianomaisen sosiaalisen median kanavasta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa kumppaneille, jotka puolestamme tarjoavat yritykselle tukipalveluja, kuten markkinointipalveluja. Henkilötietojasi voidaan myös jakaa BE Group -konsernin eri yhtiöiden välillä.

Säilytys ja poistaminen

Kun kommentoit julkaisujamme tai reagoit niihin ja näyt niissä lähettäjänä, annat meille henkilötietojasi. Säilytämme niitä toistaiseksi tai kunnes poistat reagointisi tai kommentin itse. Poistamme ei-toivottuja kommentteja jatkuvasti.

Uutiskirjeen ja/tai avoimien työpaikkojen ilmoitusten tilaajille

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää ja hallinnoida sähköpostiosoitteita ja muita tunnistetietoja, jotka annat saadaksesi BE Groupin uutiskirjeen ja/tai ilmoituksia avoimista työpaikoista. Voimme käyttää henkilötietojasi myös esimerkiksi palvelujen, tapahtumien, tuotteiden, messujen tai vastaavien markkinointiin uutiskirjeessämme. Käsittelyn laillinen perusta on suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa peruuttamalla uutiskirjeen tai avoimien työpaikkojen tilauksen lähetyksessä olevan linkin kautta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisille yhteistyökumppaneille, jotka toimittavat yritykselle tukipalveluja, kuten IT-palveluja, tai BE Groupin uutiskirjeen hallinnoinnista vastaavalle.

Säilytys ja poistaminen

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin olet BE Groupin uutiskirjeen ja/tai avoimien työpaikkojen tilaaja. Kun peruutat tilauksesi, BE Group poistaa henkilötietosi. Peruutat uutiskirjeen sen lopussa olevan linkin kautta.

OSA 3 - HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N/ETA:N ULKOPUOLELLE

Jos meillä on tarve siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevaan maahan tai yritykseen, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi.

Käytämme verkkosivustollamme kolmannen osapuolen evästeitä. Näiden käyttö tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat kolmannessa maassa, esimerkiksi Yhdysvalloissa.
Käytämme sosiaalisen median kanavia. Sosiaalisen median kanavien käyttö tarkoittaa, että henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka sijaitsevat kolmannessa maassa, esimerkiksi Yhdysvalloissa.

Jos henkilötietoja siirretään kolmanteen maahan (mukaan lukien Yhdysvallat), ryhdymme aina asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi. Tällaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä voivat olla muun muassa:

Varmistamme, että henkilötiedot vastaanottava maa saavuttaa Euroopan komission mukaan "riittävän" suojan tason, joka vastaa tietosuoja-asetuksen takaamaa suojan tasoa.
Käytämme EU:n komission vakiolausekkeita henkilötietojen vastaanottajan kanssa kolmansissa maissa. Kun henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden tuella, arvioimme, onko vastaanottajamaassa henkilötietojesi suojaan vaikuttavaa lainsäädäntöä. Tarvittaessa ryhdymme erityisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, jotta tietojesi suoja säilyy niitä siirrettäessä asianomaiseen maahan EU/ETA-alueen ulkopuolella. Yhdysvaltain turvallisuuslainsäädännön vuoksi on kuitenkin olemassa tietty riski, että Yhdysvaltain viranomaiset voivat rikollisuuden torjumiseksi tai kansallisen turvallisuuden puolustamiseksi päästä käsiksi Yhdysvaltoihin siirrettäviin henkilötietoihin huolimatta teknisistä ja organisatorisista turvatoimista.

Voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää tietoa suojatoimenpiteistä osoitteesta integrity@begroup.com.

OSA 4 - OIKEUTESI

Henkilörekisterissä olevana sinulla on tietyt oikeudet. Oikeudet perustuvat tietosuoja-asetukseen ja ne näkyvät alla. Kun haluat käyttää oikeuksiasi, voit mielellään olla yhteydessä meihin, yhteystiedot löydät tämän käytännön kohdasta 1.

Vastaamme kuukaudessa

Kun käytät oikeuksiasi, lähdemme siitä, että noudatamme pyyntöäsi ja otamme sinuun yhteyttä viimeistään kuukauden kuluessa yhteydenotostasi. Asian käsittely voi kestää jopa kolme kuukautta, jos sen laajuus tai monimutkaisuus sitä vaatii. Jos näin on, ilmoitamme siitä sinulle. Vastaamme aina pyyntöösi kirjallisesti.

Oikeudet

Alla ovat kuvattuna eri oikeudet, joita sinulla voi olla käsitellessämme sinua koskevia henkilötietoja.

Riippuen tietojesi käsittelyn oikeudellisesta perustasta ja käsittelyn tarkoituksesta, mahdollisuuksiisi käyttää oikeuksiasi voi olla poikkeuksia tai rajoituksia.

Jos pyyntösi on ilmeisen kohtuuton tai perusteeton ja varsinkin jos se toistuu useasti, voimme joko periä maksun tai kieltäytyä noudattamasta pyyntöä. Siinä tapauksessa meidän on kyettävä osoittamaan, että pyyntö on selvästi perusteeton tai kohtuuton.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus pyytää meitä vahvistamaan, miten käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, ja pyytää tällöin pääsyä sinusta käsittelemiimme henkilötietoihin eli pyytää niin sanottu rekisteriote.

Lisätietoa oikeudesta henkilötietoihini löydät osoitteesta tietosuoja.fi

Virheellisten tietojen oikaiseminen

Sinulla on oikeus pyytää tietojen oikaisemista, jos ne ovat virheellisiä. Sinulla on myös oikeus täydentää rekisteriä asiaankuuluvilla henkilötiedoilla, jotka puuttuvat rekisterinpitäjältä.

Lisätietoa oikeudesta virheellisten tietojen korjaamiseen löydät osoitteesta tietosuoja.fi

Tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tällaisesta pyynnöstä poistamme tiedot, joita ei enää tarvitse käsitellä tai säilyttää siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot kerättiin. Poistamme tietosi myös, jos peruutat suostumuksesi niiden käsittelyyn. Joissakin tapauksissa emme voi poistaa henkilötietojasi. Tällöin tietoja tarvitaan edelleen siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, tai tarpeemme jatkaa tietojen käsittelyä on painavampi kuin sinun halusi poistaa ne tai koska meidän on lain mukaan säilytettävä niitä.

Lisätietoa oikeudesta tietojen poistamiseen löydät osoitteesta tietosuoja.fi

Käsittelyn rajoittaminen tietyissä olosuhteissa

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä tietyissä olosuhteissa.

Rajoitusmahdollisuus on olemassa, jos a) rekisteröity kiistää henkilötietojen oikeellisuuden; b) käsittely on laitonta ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista; c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja, mutta rekisteröity tarvitsee tietoja oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai d) rekisteröity on vastustanut käsittelyä artiklan 21.1 mukaisesti, kunnes on varmistettu, ovatko rekisterinpitäjän perustellut syyt painavammat kuin rekisteröidyn perustellut syyt.

Lisätietoa oikeudesta henkilötietojen käsittelyn rajoitukseen löydät osoitteesta tietosuoja.fi

Tietojen siirto-oikeus

Kun käsittelemme henkilötietoja kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus pyytää saada itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet meille toimittanut jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisätietoa tietojen siirto-oikeudesta löydät osoitteesta tietosuoja.fi

Tietojenkäsittelyn vastustaminen

Sinulla on erityistilanteeseesi liittyvistä syistä oikeus milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(f) – oikeutettu etu -- perusteella. Vastustusoikeus koskee muun muassa käsittelyä, johon liittyy profilointia.

Lisätietoa oikeudesta tietojenkäsittelyn vastustamiseen löydät osoitteesta tietosuoja.fi

OSA 5 - MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN

Varaamme oikeuden tehdä muutoksia tähän käytäntöön milloin tahansa siinä laajuudessa kuin katsomme tarpeelliseksi, kun henkilötietojen käsittelytapamme muuttuu, laki tai lain uusi tulkinta asettaa meille uusia vaatimuksia, tekniset vaatimukset muuttuvat tai ongelmien tai häiriöiden korjaaminen edellyttää käytännön muuttamista. Kulloinkin voimassa oleva käytäntö on saatavilla BE Groupin verkkosivuilla.